Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

O projeto de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) institui um novo modelo digital de documento fiscal que substitui o modelo tradicional de papel em todo território brasileiro.

Por meio da assinatura digital do remetente - com validade jurídica - a Nota Fiscal Eletrônica traz transparência no trâmite de emissão e recebimento de documentos fiscais e permite, ao mesmo tempo, o acompanhamento em tempo real das operações comerciais pelas Secretarias da Fazenda (Fisco).

A implantação da Nota Fiscal Eletrônica constitui grande avanço para facilitar a vida do contribuinte e as atividades de fiscalização sobre operações e prestações tributadas pelo Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e pelo Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).

Logo da Nota Fiscal Eletrônica i-pad, smartphones, tablets

Como Funciona?

Antes, as empresas perdiam muito tempo com a digitação e conferência das notas fiscais. Com a Nota Fiscal Eletrônica, o procedimento se torna mais prático, já que os dados podem ser importados com o formato de arquivo XML. Com a emissão de Nota Fiscal Eletrônica, as informações da empresa ficam disponíveis no site da Receita por até 180 dias e com a chave de acesso, a consulta pode ser feita livremente. A Nota Fiscal Eletrônica passa a ter validade na Receita Federal antes mesmo de sua emissão propriamente dita e assim fica mais fácil de efetuar o procedimento. A diminuição dos erros nos processos é um dos principais beneficios que as empresas ganham com a Nota Fiscal Eletrônica.

Num momento inicial, a emissão de Nota Fiscal Eletrônica se dará apenas por grandes contribuintes e substituirá os modelos Notas Fiscais em papel, tipo 1 e 1A.

Principais Benefícios da NF-e

A Nota Fiscal Eletrônica mudará significativamente o processo, possibilitando diversos benefícios e vantagens às partes envolvidas na atividade comercial de venda, ao Fisco e também para a sociedade como um todo. Conheça alguns dos benefícios para:

  • contribuinte vendedor

    Contribuinte Vendedor
    (Emissor da Nota Fiscal Eletrônica)

    • Ajudará a reduzir os custos de aquisição de papel;
    • Ajudará a reduzir o impacto ambiental;
    • Simplificará as obrigações acessórias, como dispensa do AIDF;
    • Ajudará a reduzir o tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira;
    • Ajudará a reduzir os custos de impressão
    • Ajudará a reduzir os custos de envio do documento fiscal;
    • Ajudará a reduzir os custos de armazenagem de documentos fiscais;
    • Incentivará o uso de relacionamentos eletrônicos com clientes (B2C);
    • Proporcionará desconto no IPTU
  • contribuinte comprador

    Contribuinte Comprador
    (Receptor da Nota Fiscal Eletrônica)

    • Eliminará a digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias;
    • Eliminará o planejamento de logística de entrega pela recepção antecipada da informação da Nota Fiscal Eletrônica;
    • Eliminará os erros de escrituração devido a erros de digitação de notas fiscais;
    • Incentivará o uso de relacionamentos eletrônicos com fornecedores (B2B)
  • sociedade

    A Sociedade

    • A emissão de Nota Fiscal Eletrônica ajudará a reduzir o consumo de papel, com impacto positivo no meio ambiente;
    • Ajudará a incentivar o comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias;
    • Ajudará a padronizar os relacionamentos eletrônicos entre empresas;
    • Trará o surgimento de oportunidades de negócios e empregos na prestação de serviços ligados à Nota Fiscal Eletrônica.
  • administrações tributárias

    As Administrações Tributárias

    • Possibilitará um aumento na confiabilidade da Nota Fiscal;
    • Trará melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando um melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os fiscos;
    • Ajudará a reduzir os custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pela fiscalização de mercadorias em trânsito;
    • Ajudará a diminuir a sonegação e aumento da arrecadação;
    • Dará suporte aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal da Secretaria da RFB (Sistema Público de Escrituração Digital SPED).

Fluxo de emissão de Nota Fiscal Eletrônica

A empresa emissora da nota fiscal gerará um arquivo eletrônico (TXT ou XML) contendo as informações fiscais da operação comercital, o qual deverá ser assinado digitalmente, para garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor.

Este arquivo eletrônico, que corresponderá à Nota Fiscal Eletrônica, será transmitido pela Internet para a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) de jurisdição do contribuinte que fará uma pré-validação do arquivo e devolverá um protocolo de recebimento (Autorização de Uso), sem o qual não poderá haver o trânsito da mercadoria.

A Nota Fiscal Eletrônica também será transmitida para a Receita Federal, que será o repositório nacional de todas as notas fiscais eletrônicas emitidas (Ambiente Nacional) e, no caso de operação interestadual, para a SEFAZ de destino da operação e Suframa (no caso de mercadorias destinadas às áreas incentivadas). Secretarias de Fazenda e a RFB (Ambiente Nacional), oferecerá consulta, por meio da Internet, para o destinatário e outros legítimos interessados, que detenham a chave de acesso do documento eletrônico.

Resumo do fluxo de emissão de Nota Fiscal Eletrônica:

Entenda o DANFE

DANFE

Junto com o seu pedido, você receberá o DANFE:

O que é e para o que serve o DANFE?

O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma representação simplificada da NF-e. O DANFE não é uma nota, fiscal, nem substitui uma nota fiscal, servindo apenas como instrumento auxiliar para consulta da NF-e. Ele tem as seguintes funções básicas:

  • Conter a chave numérica para que se consulte, na Internet, a condição de regularidade da Nota Fiscal Eletrônica que o DANFE representa;
  • Conter o código de barras com a chave numérica, para que se consulte a Nota Fiscal Eletrônica que o DANFE representa, a partir de um leitor apropriado;
  • Acompanhar a mercadoria em trânsito, fornecendo outras informações básicas sobre a operação em curso (emitente, destinatário, valores, etc);
  • Auxiliar na escrituração das entradas acobertadas por NF-e, no caso de destinatário impossibilitado de receber o arquivo do documento fiscal eletrônico da NF-e.

Como consultar sua NF-e

  1. Primeiro passo

    Verifique a Chave de Acesso informada no DANFE.

    A "Chave de Acesso" é composta por 44 dígitos e está localizada abaixo do código de barras.

  2. Segundo passo

    Acesse o Portal Nacional da NF-e:

    http://www.nfe.fazenda.gov.br

    Vá ao menu superior e clique em:
    Serviços > Consultar NF-e Completa.

  3. Terceiro passo

    Digite sua Chave de Acesso

    Informe os 44 dígitos de sua Chave de Acesso presentes no DANFE.
    E os 4 caracteres da imagem, que aparecerá automaticamente no site.

  4. Quarto passo

    Consulte sua NF-e

    A NF-e deverá conter todas as informações existentes no DANFE, como os dados do Emitente e Destinatário, e também informações sobre Produtos/Serviços, Totais, Transporte, Cobrança, Informações Adicionais e Avulsa.

Dúvidas

Qual é o objetivo do projeto Nota Fiscal Eletrônica?
O objetivo do projeto Nota Fiscal Eletrônica é simplificar as obrigações acessórias dos contribuintes e permitir o acompanhamento em tempo real das operações comerciais pelo Fisco e eliminação de papel.
Já existe legislação aprovada sobre a Nota Fiscal Eletrônica?
A Nota Fiscal Eletrônica tem validade em todos os Estados da Federação e já é uma realidade na legislação brasileira desde outubro de 2005.
O que determina se uma empresa é ou não obrigada a utilizar a Nota Fiscal Eletrônica?
O que determina se uma empresa é ou não obrigada a utilizar a Nota Fiscal Eletrônica é a sua atividade operacional. A idéia é que todas as empresas utilizem a ferramenta, mas a implantação dela será feita de maneira gradativa de acordo com o grupo de atividades e situação da corporação. No entanto, nada impede que mesmo sem esta obrigatoriedade, algumas empresas emitam a Nota Fiscal Eletrônica voluntariamente. As listas com as empresas que já são obrigadas a usar a Nota Fiscal Eletrônica podem ser encontrada no site da Receita Federal: www.nfe.fazenda.gov.br.
Quais os tipos de documentos fiscais em papel que a Nota Fiscal Eletrônica substitui?
Atualmente, a legislação nacional permite que a Nota Fiscal Eletrônica substitua apenas a chamada nota fiscal modelo 1 / 1A, que é utilizada, em regra, para documentar transações comerciais com mercadorias entre pessoas jurídicas.
Não se destina a substituir os outros modelos de documentos fiscais existentes na legislação como, por exemplo, a Nota Fiscal a Consumidor (modelo 2) ou o Cupom Fiscal.
Os documentos que não foram substituídos pela Nota Fiscal Eletrônica devem continuar a ser emitidos de acordo com a legislação em vigor.
O que muda para meu cliente se minha empresa passar a utilizar Nota Fiscal Eletrônica em suas operações?
A principal mudança para os destinatários da Nota Fiscal Eletrônica, seja ele emissor ou não deste documento, é a obrigação de verificar a validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital, bem como a concessão da autorização de uso da Nota Fiscal Eletrônica mediante consulta eletrônica nos sites das Secretarias de Fazenda ou Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica (www.nfe.fazenda.gov.br).
O emitente e o destinatário da Nota Fiscal Eletrônica deverão conservar a Nota Fiscal Eletrônica e em arquivo digital pelo prazo previsto na legislação, para apresentação ao fisco quando solicitado, e utilizar o código "55" na escrituração da Nota Fiscal Eletrônica para identificar o modelo.
Caso o cliente não seja credenciado a emitir Nota Fiscal Eletrônica, alternativamente à conservação do arquivo digital já mencionada, ele poderá conservar o DANFE relativo à Nota Fiscal Eletrônica e efetuar a escrituração da Nota Fiscal Eletrônica com base nas informações contidas no DANFE, desde que feitas as verificações citadas acima.
Atenção: Relativamente às operações em que seja obrigatória a emissão da Nota Fiscal Eletrônica, o destinatário deverá exigir a sua emissão, sendo vedada a recepção de mercadoria cujo transporte tenha sido acompanhado por outro documento fiscal, ressalvada a hipótese prevista na emissão de DANFE em formulário de segurança devido à problemas técnicos na emissão da Nota Fiscal Eletrônica, bem como nos casos de excepcionalidades definidas no Protocolo ICMS 88/07.
A Nota Fiscal Eletrônica e o seu documento auxiliar DANFE - podem ser utilizados para documentar vendas de mercadorias a órgãos Públicos (Administração Direta ou Indireta) e empresas públicas?
Sim, a Nota Fiscal Eletrônica pode ser utilizada em substituição à Nota Fiscal em papel modelo 1 ou 1A em todas as operações documentadas por este tipo de documento fiscal, inclusive nas vendas a órgãos Públicos e empresas públicas.
O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma representação gráfica simplificada da Nota Fiscal Eletrônica e tem como funções, dentre outras, conter a chave de acesso da Nota Fiscal Eletrônica (permitindo assim a consulta às suas informações na Internet) e acompanhar a mercadoria em trânsito.
Qual é a equipe necessária para a implantação da Nota Fiscal Eletrônica?
Para implantar a Nota Fiscal Eletrônica é necessário envolver os departamentos de Faturamento, Contábil e TI, pois afetará diretamente estes departamentos.
Qual o custo para preparar uma pequena ou média empresa para a mudança?
As secretarias da Fazenda oferecem um software gratuito para emissão de nota fiscal, sem limite de utilização, porem não oferecem armazenamento seguro, nem uma gestão eficaz para as notas fiscais eletrônicas. Há no mercado uma ampla oferta de tecnologias para empresas de pequeno e médio porte, cobradas por utilização. Os pacotes podem incluir, além da implantação do software, treinamento dos funcionários, armazenamento das notas (obrigatório por cinco anos) e integração com outros sistemas da empresa, a Nota Fiscal Eletrônica do Brasil oferece planos mensais com baixo custo para implementação.
Existem outros motivos para pequenas e médias empresas que não são obrigadas a emitir Nota Fiscal Eletrônica aderirem voluntariamente ao sistema?
Com o fim da papelada, é possível diminuir em até 80% os custos com a emissão de notas físicas. Outro ganho possível está na logística. A nova documentação fiscal, dotada de código de barras, torna mais ágil a conferência em postos rodoviários do Fisco e reduz o tempo das viagens.
O que acontece se o sistema não for implantado ou não funcionar?
Ao emitir uma Nota Fiscal Eletrônica, o sistema varre os dados da rede. Se houver irregularidades na situação do comprador ou do vendedor, a emissão não é efetuada. E, sem nota fiscal, a mercadoria não circula pelo menos, não, legalmente.